Jeder Herbst bringt wieder schwankende Gestalten und wahrlich, ich sage euch, ihre Namen lauten Seminararbeiten und Abschlussarbeiten. Selbst wenn man gern schreibt, stößt man früher oder später auf Probleme, spätestens wenn die Seitenangaben des Textverarbeitungsprogramms mal wieder nicht so wollen, wie man selbst will. Hier ein paar Tipps und Tricks für eine unkomplizierte Formatierung eurer wissenschaftlichen Arbeiten in der neuesten Version von Word sowie OpenOffice.
Zunächst sollte man eine Checkliste mit den Vorgaben der Lehrenden bzw. des Instituts erstellen. Erfahrungsgemäß existiert auf der dreißigsten Unterseite der Homepage eures Instituts ein leicht verstaubtes PDF mit den nötigen Angaben. Falls nicht: Bitte fragt nach. Von Interesse sind hierbei die Schriftgröße des Fließtexts und der Überschriften, der Zeilenabstand, die Formatierung von sowie die Paginierung. Mit diesen beschäftigen wir uns im Folgenden.
1. Keine aufgehübschten Schriftarten:
Ich weiß, Onyx, Rockwell oder Bauhaus 93 sehen alle super aus. Aber es gibt einen Ort und eine Zeit für diese Schriftarten und das ist nicht eine wissenschaftliche Arbeit. Nein, auch nicht, wenn das Thema Word-Schriftarten ist. Lehrende drucken diese Arbeit wahrscheinlich im Schnelldruck und mit zwei Seiten pro Blatt auf dem billigsten Papier aus, das sich die Universität gerade noch leisten konnte. Falls sie es ausdrucken. Im Normalfall sitzen sie vor einem Computer oder Laptop, bei dem das letzte Update schon wieder eine Weile überfällig ist, und dessen Bildschirm sich als überschaubar beschreiben lässt. Das letzte, das man auf einem kleinen Bildschirm nach einem langen Tag sehen will, sind dreißig bis hundert Seiten Colonna MT. Falls das Zeug überhaupt lädt.
Die meisten Institute geben Vorlagen mit Times New Roman oder Arial an; den Instituten, die das nicht tun, kann man eigentlich nur wegen stark masochistischer Züge den Weg zur nächsten Nervenheilanstalt weisen. Habt ein Herz für Lehrende: Wählt eine normale, lesbare Schriftart!
2. Fußnoten:
Wenn wir schon dabei sind: Fußnoten sollten grundsätzlich kleiner sein als der Rest des Texts. Aber, und das betone ich ausdrücklich, in derselben Schriftart. Siehe dazu den obigen Punkt.
2.a. Fußnoten editieren:
Wem die automatisch erstellten Fußnoten nicht zusagen: Hier lässt sich Abhilfe schaffen. In Word unter Ansicht - Entwurf - Fußnote können im Drop-down-Menü Abstände, Trennlinien und Schriftarten editiert werden. Es kann zum Beispiel vorkommen, dass eine zu lange Fußnote auf der Folgeseite fortgesetzt wird. Word setzt an diese Stelle dann einen längeren Trennstrich als sonst. Sollte das nicht erwünscht sein, einfach die normale Trennlinie kopieren, im Menü Fortsetzungs-Trennlinie auswählen, einkopieren, speichern, fertig.
In OpenOffice ist es möglich, unter Einfügen - Fuß-/Endnote - Nummerierung Nummer- und die Zeichenanzeige zu bearbeiten.
Format einer Fuß-/Endnote ändern: direkt auf die Fuß-/Endnote klicken, F11 drücken, um das Fenster Formatvorlagen zu öffnen, in der Liste mit der rechten Maustaste auf „Fußnote“ klicken und dann auf „Ändern“. Dies geht auch unter Extras - Fuß-/Endnoten.
Um den Abstand zum Text oder die Trennlinie zu bearbeiten, auf Format - Seite klicken und im Register auf „Fußnote“.
3. Formatvorlagen für Überschriften, Fließtext und Blockzitate:
Formatvorlagen machen das Leben schöner, lassen einen abnehmen, verkleinern die Poren und sorgen für glänzendes Haar. In Ordnung, das war vielleicht ein wenig übertrieben. Aber sie sind so viel einfacher festzulegen, als jede Überschrift per Hand zu vergrößern und auf Fett zu setzen. Zusätzlicher Vorteil: Aus diesen generierten Überschriften lässt sich ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen.
In Word 2016: Start - Formatvorlagen - Neue Formatvorlage - in etwas benennen wie „Überschrift 1“ - nach eigenen Wünschen oder Vorgaben definieren. Nun braucht man nur noch die entsprechenden Überschriften zu markieren und die neue Vorlage anzuklicken.
Alternativ: Die vorgefertigten Word-Überschriften im Start-Menü. Diese lassen sich auch leicht per Rechtsklick - „Ändern“ individuell definieren.
In OpenOffice: F11 - Formatvorlagen - Absatzvorlagen. Hier entweder die vorgefertigten Überschriften ändern oder eigene definieren über Rechtsklick - „Neu“ oder „Ändern“.
Für Blockzitate und Fließtext gelten dieselben Befehle. Benennt eure Vorlagen einfach entsprechend und gebt die gewünschte Schriftart und -größe, den Zeilenabstand und die Art des Einzugs an. Fließtext wird gewöhnlich zweizeilig gesetzt, Blockzitate dagegen einzeilig und mit Einzug von 1 cm auf beiden Seiten, manchmal auch nur auf der linken Seite (ich habe beides schon gesehen).
4. Paginierung erst ab Einleitung:
Es sieht natürlich schön aus, wenn die Seitenzahlen erst nach dem Inhaltsverzeichnis beginnen (überprüft auch hier wieder die Vorgaben eures Instituts). Dazu muss man allerdings ein wenig tricksen. Ein erster Tipp: Absatzmarken einblenden, damit ihr die Änderungen gleich seht.
In Word 2016:
- Cursor an das Ende der Seite setzen, nach der die Seitennummerierung beginnen soll. Da heißt, wenn die Seitenzahlen ab der dritten Seite beginnen sollen, den Cursor an das Ende der zweiten Seite setzen.
- Nun wählt man unter Layout - Umbrüche - den Umbruch „Nächste Seite“.
- Dann wechselt man in den Bearbeitungsmodus der Kopf- und Fußzeile. Das geht mittlerweile ganz einfach mit einem Doppelklick in den Bereich. Im Bearbeitungsmodus dann den Button „Mit vorheriger verknüpfen“ klicken, dann zur Fußzeile wechseln und noch einmal auf „Mit vorheriger verknüpfen“. Dies trennt die Seitenstruktur. Achtung: der Button sollte abgewählt sein, also eingegraut.
- Nun geht man auf Einfügen - Seitenzahl - wahlweise Seitenende oder Seitenanfang und wählt ein Design für die Seitenzahl.
- Nun muss nur noch die Startzahl der Seitenzahl definiert werden. Dazu klickt man einfach auf die Seitenzahl und wählt im Bearbeitungsmenü „Seitenzahl“ und „Seitenzahl formatieren“ und stellt bei den Eigenschaften „Beginnen bei: 1“ ein.
In OpenOffice:
- Hier muss zunächst ein neues Seitenformat angelegt werden, da die ersten beiden Seiten im alten Standard-Format bleiben sollen. Dazu F11 drücken und „Seitenvorlagen“ auswählen.
- Rechtsklick auf „Standard“ und „Neu“ und eine neue Vorlage für die weiteren Seiten anlegen. Entsprechend benennen erspart einem später einiges an Suchen.
- Auf der Seite, nach der die Seitenzahl beginnen soll, klicken und auf Einfügen - Manueller Umbruch - Seitenumbruch gehen und die neue erstellte Vorlage auswählen.
- Auf der folgenden Seite kann nun eine Kopf- oder Fußzeile mit der Seitennummer eingefügt werden durch Einfügen - Feldbefehl - Seitennummer
- Nun auf Feldbefehl - Andere. Im neuen Fenster unter Dokument - Seite auswählen und die Seitennummer unten rechts bei „Korrektur“ neu festlegen. Beispiel: Wenn die ausgewählte Seite eigentlich Seite drei ist, aber mit der Seitennummer 1 beginnen soll, den Wert „-2“ eingeben. Durch „Einfügen“ beginnt OpenOffice nun bei 1.
5. Literaturverzeichnis:
Verzeichnisse leisten schwere Arbeit und verdienen ihre eigenen Seiten. Ein Seitenumbruch vor dem Literaturverzeichnis sieht sauberer aus, als wenn man das arme Ding einfach am letzten Kapitel unmotiviert dranstehen lässt wie einen Introvertierten auf einer Junggesellenparty. Tut ihm etwas Gutes und behandelt es vom Hauptaspekt getrennt. Und wenn wir schon dabei sind: Ein Literaturverzeichnis sollte einzeilig sein, mit hängendem Absatz von 1 cm, wenn nicht anders vorgegeben. Warum hängender Absatz? Literaturangaben sind teilweise ziemlich lang, vor allem, wenn noch URLs dazugehören. Der hängende Absatz rückt alles nach der ersten Zeile ein und bietet somit leichtere Lesbarkeit und Auffindbarkeit von Autoren.
In Word 2016:
Vor Verzeichnis Cursor setzen - Layout - Umbrüche - Seite. Text des Verzeichnisses markieren, Layout - Absatz - Einzüge und Abstände - Sondereinzug: Hängend.
Für Fortgeschrittene: Start - Formatvorlagen - (unten im neuen Fenster) Neue Formatvorlage - (unten im neuen Fenster) Format - Absatz - formatieren wie oben; Text des Literaturverzeichnisses markieren und als neue Formatvorlage definieren
In OpenOffice: Vor Verzeichnis Cursor setzen - Einfügen - Manueller Umbruch - Seitenumbruch. Text des Verzeichnisses markieren - Format - Absatz - formatieren wie oben angegeben.
Für Fortgeschrittene: F11 drücken - Formatvorlagen - Neue Vorlage (Alternativ auf „Standard“ drücken und „Neu“ auswählen) - definieren wie oben
Bonus: Hoch- und Querformat in einem Dokument:
Dies würde ich nur einfügen, wenn es absolut sein muss. Vorzugsweise bei einem Dokument, das nur auf dem Computer gelesen werden soll. Viele handelsübliche Drucker mutieren bei so einem plötzlichen Umbruch zu HAL 9000. Vorsicht ist auch bei der PDF-Erstellung geboten. Diese übernimmt das Querformat meistens nicht. Falls man das Dokument aber doch als PDF mit Hoch- und Querformat braucht, gibt es die Möglichkeit, zwei oder nach Bedarf auch mehrere verschiedene PDF-Dateien zu erstellen (eine mit dem Hochformatanteil und eine mit den Querformatseiten) und zusammenzuführen.
In Word 2016: Seiten auswählen, die im Hoch- oder Querformat angelegt werden sollen, Layout - unten auf „Seite einrichten“, bei Ausrichtung Hoch- oder Querformat auswählen und unten bei „Übernehmen für“ die Option „Markierten Text“ auswählen
In OpenOffice: Hier arbeiten wir wieder mit Formatvorlagen. F11 - Seitenvorlagen - rechtsklicken auf „Standard” und "Neu". Namen für die neue Formatvorlage eingeben. Dann im Reiter „Seite” die Ausrichtung auf Querformat ändern und bestätigen. Nun in die Seite klicken, nach der der Wechsel stattfinden soll, und auf Einfügen - Manueller Umbruch - Seitenumbruch klicken und die erstellte Vorlage auswählen.
Alternativ kann man natürlich einfach mich buchen ;)
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